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Zustellung elektronischer Lohanbrechnung nur mit Zustimmung

Elektronische Zustellung der Lohnabrechnung bedarf der Zustimmung des Arbeitnehmers

Landesarbeitsgericht Hamm, Urteil vom 23.09.2021, Aktenzeichen 2 Sa 179/21

Die in elektronischer Form übermittelte Lohnabrechnung gilt nur dann als dem Empfänger zugegangen, wenn er zuvor ausdrücklich oder konkludent zu erkennen gegeben hat, dass er mit der elektronischen Übermittlung der Lohnabrechnung einverstanden ist.

Im März 2019 informierte die Arbeitgeberin in einem Schreiben, Verdienstabrechnungen würden zukünftig verschlüsselt in dem neuen Onlineportal der Arbeitgeberin bereitgestellt. Die bisherige schriftliche Form würde dann nicht mehr zur Verfügung stehen. Mitarbeiter mussten sich einmalig innerhalb einer Frist von 3 Monaten anmelden um ein eigenes personalisiertes Passwort zu generieren. Ausdrucken und abspeichern der Lohnabrechnungen war dann von zuhause aus oder an speziellen Terminals im Betrieb der Arbeitgeberin möglich.

Seit September 2019 wurden die Lohnabrechnungen nicht mehr ausgedruckt, sondern wie angekündigt nur noch in digitaler Form im Onlineportal der Arbeitgeberin bereitgestellt.

Dieser neuen Form der Lohnabrechnung widersprach der Mitarbeiter ausdrücklich mit Schreiben vom Oktober 2019. Die ausschließlich elektronische Bereitstellung der Lohnabrechnung bedürfe seiner Zustimmung. Es genüge nicht, die Lohnabrechnung digital in das Onlineportal der Arbeitgeberin hochzuladen. Die Bereitstellung in einem Onlineportal genüge den gesetzlichen Vorschriften eines Textformats nicht. Eine Abrechnung in Textform müsse erteilt werden.

Vor dem Arbeitsgericht beantragte der Mitarbeiter, die Arbeitgeberin dazu zu verurteilen, ihm sämtliche Lohnabrechnungen seit September 2019 in Papierform zu erteilen.

Die Arbeitgeberin vertrat die Auffassung, Lohnabrechnungen im Online-Portal bereitzustellen genüge den gesetzlichen Vorgaben zum Erfordernis der Textform. Selbst eine PDF-Datei oder E-Mail erfülle die Textform. Ausdruck und Speicherung seien deshalb ausreichend. Der Mitarbeiter könne nicht verlangen, dass ihm die Abrechnungen postalisch zugesandt werden. Bereitstellung im Online-Portal und die Möglichkeit des Ausdrucks auf dem Firmengelände stehe persönlich ausgehändigten ausgedruckten Abrechnungen gleich. Ein Zustimmungserfordernis des Mitarbeiters bestehe nicht.

Das Arbeitsgericht gab der Klage statt und verurteilte die Arbeitgeberin zur Erteilung der geforderten Abrechnungen in Papierform. Dem Mitarbeiter stehe der Anspruch auf Erteilung nach § 108 Absatz 1 Gewerbeordnung zu. Danach sei die Arbeitgeberin verpflichtet, eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Das Hochladen und Bereitstellen der Lohnabrechnung in dem Online-Portal der Arbeitgeberin stelle keine dem § 108 Absatz 1 Satz 1 entsprechende Erfüllungshandlung dar.

Die Textform setze nicht nur die bloße Zurverfügungstellung einer Lohnabrechnung durch die Arbeitgeberin voraus, die ein aktives Tun des Arbeitnehmers als Erklärungsempfängers bedinge. Vielmehr sei auch ein Zugang der Lohnabrechnung nach Maßgabe des § 130 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) an den Erklärungsempfänger erforderlich. Voraussetzung für einen Zugang der Lohnabrechnung sei damit, dass die Lohnabrechnung von der Arbeitgeberin so auf den Weg zum Arbeitnehmer gebracht werde, dass sie in seinen Machtbereich gelange und der Arbeitnehmer unter gewöhnlichen Umständen von der Erklärung Kenntnis nehmen könne. Ein Zugang in elektronischer Form sei allerdings nur anwendbar, wenn dieser Art des Zugangs ausdrücklich oder konkludent vom Arbeitnehmer zugestimmt werde.

Diese Voraussetzung sei vorliegend nicht erfüllt, weil der Mitarbeiter der von der Arbeitgeberin gewählten Zugangsform weder ausdrücklich noch konkludent zugestimmt habe. Vielmehr habe er der elektronischen Zugangsform ausdrücklich durch das Schreiben seines Prozessbevollmächtigten vom 28.10.2019 widersprochen. Der vom Mitarbeiter geltend gemachte Anspruch auf Erteilung der streitgegenständlichen Lohnabrechnung in Papierform stehe dagegen dem Mitarbeiter nicht zu, sodass die Klage insoweit abzuweisen sei.

Gegen das Urteil des Arbeitsgerichts legte die Arbeitgeberin Berufung beim Landesarbeitsgericht ein. Das Landesarbeitsgericht entschied, das Arbeitsgericht habe zurecht die Arbeitgeberin zur Erteilung der Lohnabrechnung nach Gewerbeordnung § 108 verurteilt.

Die Arbeitgeberin habe die für den Kläger bestimmten Lohnabrechnungen in Textform erstellt. Nach § 108 GewO habe jedoch die Arbeitgeberin nicht nur die Verpflichtung eine Lohnabrechnung zu erstellen und dem Arbeitnehmer den Zugang zu der erstellten Abrechnung zu ermöglichen. Sie sei auch verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Lohnabrechnungen zu erteilen. Die Abrechnung bezwecke die Information über die erfolgte Zahlung, sodass die Erfüllung des Lohnanrechnungsanspruchs nicht nur die Erstellung, sondern auch den Zugang entsprechend § 130 BGB voraussetze.

Der nach § 130 BGB maßgebliche Zugang liege dann vor, wenn die Willenserklärung derart in den Machtbereich des Empfängers gerät, dass dieser nach allgemeinen Umständen von ihr Kenntnis erlangen könne. Die Erfüllung des Anspruchs auf Erteilung der Lohnabrechnung in Textform setze demnach voraus, dass die Lohnabrechnung den Machtbereich des Empfängers erreicht hat.

Die Arbeitgeberin habe zwar dem Mitarbeiter ermöglicht, sich die Lohnabrechnungen auf ihrem Online-Portal unter Verwendung des für den Mitarbeiter erstellten Passwortes abzuholen. Dies reiche jedoch für die Erfüllung der Verpflichtung der Arbeitgeberin zur Erteilung der Lohnabrechnung nicht aus, weil nicht die Bereitstellung zur Abholung durch den Arbeitnehmer, sondern die Erteilung durch die Arbeitgeberin geschuldet werde, sodass die Arbeitgeberin verpflichtet sei, die in elektronischer Form erstellte Lohnabrechnung in den Machtbereich des Arbeitnehmers zu bringen.

Besitzt der Arbeitnehmer keine dienstliche E-Mailadresse, so könne ein Zugang einer elektronischen Erklärung, die dem Textformerfordernis genügt, nach nahezu einhelliger Ansicht im Schrifttum nur dann angenommen werden, wenn der Arbeitnehmer sich mit dem Empfang elektronischer Erklärungen ausdrücklich oder konkludent einverstanden erklärt habe, was vorliegend nicht der Fall gewesen sei.

Die Berufung des Mitarbeiters auf den erforderlichen Zugang der in Textform zu erteilenden Lohnabrechnung sei entgegen der Rechtsansicht der Arbeitgeberin auch nicht rechtsmissbräuchlich. Es spreche zwar für die Arbeitgeberin, dass angesichts der technischen Entwicklung Erklärungen in elektronischer Form üblich geworden sind und das Abrufen von Lohnabrechnungen unter Verwendung eines Passwortes auf dem Online-Portal der Arbeitgeberin dem Mitarbeiter zum einen ohne weiteres möglich gewesen wäre, zum anderen die Einführung der elektronischen Lohnabrechnungen der Vereinfachung der betrieblichen Abläufe und Vermeidung von Papier dient. Daraus könne jedoch weder eine Zugangsvereitelung noch ein sonstiges rechtsmissbräuchliches Verhalten des Mitarbeiters abgeleitet werden.

Eine Revision zu dieser Entscheidung wurde wegen grundsätzlicher Bedeutung der Rechtssache zugelassen.

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